كيف تقدم شكوى في عشر خطوات ؟

نحلم قبل السفر بخطوات سلسة للرحلة: رحلة في موعدها، فندق مريح، ثم أوقات رائعةو ذكريات لا تُنسى.. لكن أحياناً ما يعكر صفو هذا الحلم بعض المشكلات الغير متوقعة كتأخر الرحلة أو فقدان الأمتعة أو أن الفندق ليس كما تمنيت و رأيت في موقعه و غيرها.

بعض من هذه المشكلات يمكن بسهولة التغاضي عنها، و بعضها الآخر يتطلب تحركاً منك لنيل حقك. و تختلف الشركات فيما بينها في التعامل مع شكاوى و ملاحظات العملاء فبعضها أكثر إيجابية و تفهماً. و لكن عموماً من المهم أن تعرف أين و متى و كيف .. تشكو ؟؟

1. لا تغضب

لا تغضب أو على الأقل حاول أن تقلل من غضبك فثورتك في مثل هذه الحالات لن تجدي نفعاً  بل ستجعلك أقل قدرة على التفكير في خطوتك القادمة و اتخاذ التصرف المناسب و بالإضافة لذلك كلما كنت هادئاً أثناء الحديث كلما استطعت التعبير عن المشكلة بوضوح و تحديد ما تريده  ، و من المؤكد أن هذه الخطوة ليست سهلة و لكن حاول .

2 . تحدث في أقرب فرصة

قد يؤجل البعض شكواه لنهاية الرحلة و أحياناً بعد العودة إلى المنزل و هنا تكون المشكلة أصعب ، فطالما كان بإمكانك أن تجد شخصاً تخبره بطلبك فافعل في أقرب فرصة و تكلم مع الموظف المسئول مباشرةً فقد تكون بسيطة و بالإمكان حلها لتستكمل بقية رحلتك على الوجه الذي أردت .

3 . مما تشكو؟؟

“مما تشكو ؟؟” .. بالطبع سيوجه لك هذا السؤال أولاً ، و من المهم أن تحدد إجابتك بدقة قبل  الشكوى ؛ فالتعبير عن استياءك من سوء المعاملة أوعدم التنظيم فقط لا يكفي وحده بل حدد بدقة و صدق الموقف الذي ضايقك و الحل الذي ترتضيه .

4 . ‘البينة على من ادعى’

توحي العبارة السابقة بأنك تخوض معركة قضائية، لكن الأمر أبسط بكثير فلكي تشكو من شي أو تقدم شكوى مكتوبة يجب أن تدعم حديثك بأدلة كافية سواء موقف محدد مع أحد العاملين  أو صور أو فيديو أو أوراق رسمية بالإضافة  إلى آراء بقية المسافرين إن كانت الشكوى عامة ؛ فالأدلة توضح المشكلة أكثر و تسهل من البحث عن حل ملائم .

5 . اتبع الخطوات

بالإضافة إلى ما سبق فيجب أن توجه شكواك إلى المكان الصحيح لتسير في التسلسل الذي يكفل لك الحصول على حقك ، فكثير من شركات الطيران و الفنادق تتبع آلية معينة في التعامل مع شكاوى العملاء بوجود قسم و وقت معين لتلقيها . و بإمكان أن تجد هذه المعلومات في موقعهم على الإنترنت أو من خلال الهاتف .

6 . اعرف القوانين أولاً

يعتبر حجزك لتذكرة طيران أو غرفة فندقية أو رحلة مع وكالة سفر بمثابة عقد بينكما و مثل أيّ عقد فيه حقوق و التزامات . لذلك اقرأ الشروط المطبقة بعناية  قبل الحجز ، كسياسة التعويض عن تأخر الرحلات و ضياع الأمتعة و عدم تأكيد الحجز و غيرها ،  لتعرف ما لك و عليك و يسهل حل المشكلات فيما بعد.

7 .ارسل شكواك

و الآن قررت أن ترسل شكوى تعرض فيها مشكلتك و الحل الذي ترتضيه ، فمن الأفضل أن تكون مختصرة و واضحة مع إرفاق أدلتك من صور أو فيديو أو صور من الحجز أو أي أوراق ذات علاقة ، وأيضاً يُنصح بإرسالها إلى المقر الرئيسي للشركة فهم في العادة أكثر اهتماماً و أقرب إلى اتخاذ القرار و إلى شخص مُحدد إن أمكن ، و يُفضل استخدام الوسائل التقليدية في الإرسال كالبريد العادي ، و سواء به أو بالبريد الإلكتروني فاحرص على أن تكون رسائلك موثقة مع الاحتفاظ بنسخة منها لديك مع كتابة بياناتك الشخصية و طرق الاتصال بك ، و إذا تحدثت مع أحد موظفي الشركة عبر الهاتف فلا تنس أن تعرف اسمه ، ثم دع لهم الوقت الكافي ـ بحسب المشكلة ـ لفحص الشكوى و التصرف حيالها.

8 . سجل رأيك

ارسل تعليقك ورأيك في الموقع الإلكتروني الخاص بالجهة التي أرسلت لها شكواك أياً كانت؛ فهم عادةً يهتمون بتعليقات العملاء المنشورة .

9 . لا تيأس

فما دمت ترى أنك على حق  و ترى أن المشكلة أثرت عليك بشكل ما فواصل في سبيل الحصول على حقك و إذا لم تتلق استجابة مناسبة بإمكانك إرسال رسالة إلى جهة أعلى في الشركة أو الاتحاد التابعة له.

10 . شارك الآخرين بتجربتك

يبقي مكان آخر من المهم أن تودع فيه تجربتك و رأيك في شركة الطيران أو الفندق أو أي جهة ، بدون ادعاء أو تشهير، بل ليستفيد المسافرون مما مر بك أثناء السفر و كيف تعاملت معه و التصرف الأمثل في كل حالة سواء في مدونتك أو موقع تقييم للفنادق مثل Trip advisor

و في النهاية لا تدع هذه المشكلات مهما كانت تقلقك و حاول أن تستمتع بوقتك ، مع تمنياتنا برحلات مُوفقة بلا شكوى !

** مصادر متنوعة